קליטת פניות במשרד: הבוט מסדר, אתם מחליטים
פנייה נכנסת בשעה עשר בלילה ומחכה עד הבוקר. עד שמישהו עונה, הפונה כבר שלח הודעה למשרד אחר. בקליטת פניות המהירות חשובה, אבל במשרד עורכי דין חשוב יותר מה נאמר בתשובה הראשונה. הבוט יכול להכין את התשובה, והמשרד אחראי על מה שנשלח.
איך בוט עוזר בקליטת פניות במשרד?
בוט קליטה מקבל פנייה חדשה, בטופס או במייל, ומסדר אותה בתבנית קבועה: פרטי הפונה, נושא כללי, דחיפות ומה חסר. הוא מכין טיוטת תשובה ראשונה ושואל שאלות הבהרה בסיסיות, ומחכה לאישור שלכם. הבוט לא מעריך סיכויים ולא נותן עצה משפטית. ההחלטה אם לקבל את הפנייה נשארת באחריות עורך הדין.
המשימה הזו נבנית מהכלים שנלמדים בפרק הגדרת העובד של קורס גרוק בוט: כתב מינוי, קובץ ידע וגישה מינימלית.
מה הבוט אוסף, ומה הוא לא אוסף?
הכלל המנחה הוא איסוף מינימלי. בשלב הפנייה הראשונה אין סיבה לבקש מהפונה תיעוד מלא או פרטים אישיים שאינם נחוצים. הבוט שואל רק את מה שנחוץ כדי לדעת למי להעביר את הפנייה ומתי לחזור.
| שדה | הבוט אוסף? | הערה |
|---|---|---|
| שם וטלפון לחזרה | כן | הבסיס לכל תשובה |
| תחום כללי | כן | למשל דיני עבודה או חוזים, במילים של הפונה |
| דחיפות | כן | כפי שהפונה מתאר, ללא הערכה של הבוט |
| מסמכים ופרטי תיק | לא בשלב הראשון | נמסרים רק אחרי שהמשרד מחליט להמשיך |
| סיכויי הצלחה | לא | עניין לעורך דין בלבד |
| בדיקת ניגוד עניינים | לא | נעשית על ידי אדם |
המזכירות מקבלת עוזר, לא תחליף
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.
איך נראית תשובה ראשונה בטוחה?
תשובה ראשונה טובה אומרת שהפנייה התקבלה, מציינת מי יחזור ומתי, ומבקשת פרט אחד או שניים. היא לא מבטיחה כלום, לא מתייחסת לתוכן המשפטי ולא מתארת את סיכויי התיק. כל זה נכתב בכתב המינוי כרשימת אסורים, והבוט מציע טיוטה שאתם עוברים עליה.
- מותר: אישור קבלה, בקשת פרט להשלמה, הצעה לשיחה.
- אסור: עצה, הערכת סיכויים, הבטחה, התייחסות לעובדות התיק.
- חובה: אישור אנושי לפני שליחה, לפחות בתקופת ההרצה.
על שער האישור ועל מקומו בתהליך אפשר לקרוא במדריך שער האישור למשרד.
רשימת בדיקה להקמת בוט קליטה
כך גם נשמרת עקביות: כל פנייה מסודרת באותו מבנה, והעוזרת או עורך הדין רואים בשנייה מה חסר. פחות הודעות הולכות לאיבוד, ופחות זמן הולך על חיפוש.
דוגמה: מנהלת משרד בצוות של שלושה עורכי דין מעבירה לבוט עשר פניות בדיקה שהיא כתבה בעצמה. היא רואה אילו שדות חסרים, מתקנת את התבנית, וחוזרת על הניסוי. רק אחר כך מחברים את הטופס האמיתי.
איפה מתחילים
מתחילים בפניות בדיקה ובשדות הבסיסיים, ומוסיפים שדה רק כשיש סיבה. ההרחבה הטבעית היא תיאום פגישות ביומן. מי שרוצה לראות את כל התהליך על המסך, קורס וידאו גרוק בוט מדגים אותו עם חשבון הדגמה, ועמוד הסדנאות לעורכי דין מתאר את הנושאים שמתאימים למשרד. בכל שאלה על כללי האתיקה בקליטת פניות כדאי להתייעץ עם הגורם המקצועי המתאים.
שאלות נפוצות
האם הבוט יכול לענות לפונים בלי אישור?
טכנית אפשר, אבל לא מומלץ. הקורס ממליץ על שער אישור לפני כל פעולה בלתי הפיכה, ושליחת תשובה היא כזו.
מה עם מידע רגיש שהפונה מוסר?
כדאי להגביל את האיסוף, ולא להשאיר מידע רגיש בשיחות הבוט. בקורס יש שיעור על פרטיות ומסמכים רגישים, ובשאלות משפטיות כדאי להתייעץ.
האם צריך לדעת לתכנת?
לא. לפי תיאור הקורס הכול נעשה מתוך הממשק של גרוק בוט, בשפה רגילה.
האם הבוט מזהה ניגוד עניינים?
לא. בדיקה כזו נשארת בידי אדם במשרד.
שלושה שיעורים בחינם, בלי הרשמה
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.