יומן ותיאום פגישות: הבוט מציע, המשרד מאשר
ארבע הודעות הלוך ושוב כדי לקבוע פגישה של חצי שעה. בין דיון בבית משפט לבין פגישה עם לקוח, יומן של עורך דין הוא פאזל שנשבר בקלות. תיאום פגישות הוא משימה מנהלית אידיאלית לבוט, בתנאי שהיומן מוגדר לפי הכללים של המשרד ולא לפי ניחושים.
איך בוט מתאם פגישות במשרד עורכי דין?
בוט תיאום קורא את היומן של המשרד לפי כללים שהוגדרו לו, מציע לפונה כמה מועדים אפשריים, מאשר את הפגישה אחרי אישור מזכירות, ושולח תזכורת. הוא לא מכניס פרטי תיק לכותרת האירוע. הכללים נכתבים בכתב המינוי, והחריגים עוברים תמיד לאדם.
תיאום פגישות הוא שיעור בפרק המכירות והלקוחות של קורס גרוק בוט, ואפשר ללמוד אותו על יומן הדגמה לפני חיבור יומן אמיתי.
אילו כללים כותבים לבוט?
יומן של משרד משפטי אינו רק שעות פנויות. יש בו דיונים שלא נקבעים מראש, זמני נסיעה, ושעות שבהן עורך הדין לא זמין לפגישות. כדאי לתאר את כל זה בטבלה אחת ולהעלות אותה כקובץ ידע.
| סוג פגישה | כלל לדוגמה | מי מאשר |
|---|---|---|
| שיחת היכרות | בחלונות קבועים בלבד | הבוט מאשר לפי כלל מאושר |
| פגישת ייעוץ | בימים ובשעות שהוגדרו | מזכירות |
| פגישה עם לקוח קיים | לפי זמינות עורך הדין | עורך הדין או המזכירות |
| פגישה דחופה | לא נקבעת אוטומטית | אדם בלבד |
| שינוי או ביטול | מציע חלופות | מזכירות |
שימו לב שהבוט לא מאשר בעצמו פגישות דחופות או רגישות. אלה עוברות לאדם.
שלושה שיעורים בחינם, בלי הרשמה
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.
איך שומרים על פרטיות ביומן?
כותרת של אירוע ביומן מופיעה לעיתים בהתראות ובמכשירים משותפים. לכן כדאי להגדיר לבוט כלל פשוט: בכותרת מופיעים תאריך, שעה וקוד פנימי בלבד, בלי שם נושא או פרטי תיק. פרטים נוספים נשמרים רק במקום שבו הם חייבים להישמר.
- כותרת האירוע ניטרלית, כמו "פגישה 14:00".
- הבוט רואה את היומן ולא את תיקי הלקוחות.
- הודעת התזכורת לא כוללת פרטי תיק.
העיקרון הזה תואם את הגישה שמלמדים בקורס: חיבורים בגישה מינימלית ופרטיות. פירוט נוסף יש במדריך הסודיות.
רשימת בדיקה לפני הפעלה
דוגמה: מזכירה במשרד של ארבעה עורכי דין מגדירה לבוט שלושה חלונות שבועיים לשיחות היכרות. הבוט מציע אותם לפונים, והיא רק מאשרת. פגישות ייעוץ נשארות אצלה.
מה אחרי הפגישה?
לאחר פגישה אפשר להכין סיכום פנימי לצורך תיעוד משימות: מי עושה מה ועד מתי. הקורס כולל שיעור על סיכומי פגישות שמראה את המבנה. סיכום כזה הוא פנימי ומנהלי, והוא לא מחליף את התיעוד המקצועי של עורך הדין. כדאי להחליט מראש אילו פרטים מותר לשמור ואיפה, ובשאלות על שמירת מידע כדאי להתייעץ. את הצעד הבא בתהליך אפשר לראות במדריך טיפול במסמכים.
ואם אתם בוחנים את הכלים, עמוד הסדנאות לעורכי דין וקורס וידאו גרוק בוט הם נקודות פתיחה טובות.
שאלות נפוצות
האם הבוט יכול לקבוע פגישה בלי אישור?
אפשר להגדיר כך לסוגי פגישות נמוכי סיכון, אבל מומלץ להתחיל עם אישור אנושי לכל פגישה.
מה עם דיונים שנקבעים בפתאומיות?
הבוט רואה את מה שביומן. דיון שנוסף אחרי קביעת פגישה דורש טיפול אנושי, ולכן מגדירים שפגישות מתאימות מחדש עוברות למזכירות.
האם התזכורת יכולה לכלול נושא הפגישה?
עדיף שלא. תזכורת ניטרלית עם מועד ומקום שומרת על פרטיות, והפרטים נמסרים בערוץ אחר.
האם צריך יומן ייעודי לבוט?
לא חובה, אבל כדאי להתחיל ביומן בדיקה, ורק אחר כך לחבר את היומן האמיתי בגישה מינימלית.
שום דבר לא יוצא מהמשרד בלי אישור
52 שיעורי וידאו, 157 דקות, תשלום חד פעמי של 297 ש״ח ועוד מע״מ וגישה לכל החיים. שלושת השיעורים הראשונים פתוחים לכולם.