מסמכים במשרד: מה הבוט רואה, ומה נשאר מחוץ לתחום

אילו מסמכים אפשר לתת לבוט?

בפרק "להריץ בבטחה" של קורס גרוק בוט יש שיעור על פרטיות ומסמכים רגישים, והוא הבסיס לגישה שמתוארת כאן.

מדרג רגישות פשוט

כדאי לסווג מסמכים לרמות, ולכתוב ליד כל רמה מה הבוט מורשה לעשות. המדרג הבא הוא נקודת התחלה, והמשרד מתאים אותו לעצמו.

אם יש ספק איפה מסמך מסוים עומד במדרג, מתייחסים אליו כאל הרמה הגבוהה יותר.

מה הבוט כן יכול לעשות במסמכים?

המשימות הבטוחות הן אלה שלא דורשות קריאה של תוכן משפטי רגיש. הבוט מסדר, מתייג ומכין, ואדם בודק.

• מתן שמות אחידים לקבצים לפי תבנית קבועה.
• הכנת טיוטת מכתב נלווה מתבנית, עם שדות שאדם ממלא.
• רשימת מסמכים חסרים לפי רשימת בדיקה שהמשרד הגדיר.
• תזכורות פנימיות על מועדים שאדם הזין.

דוגמה: מנהלת משרד נותנת לבוט תבנית של מכתב בקשת מסמכים. הבוט מכין טיוטה לכל לקוח, בלי להיכנס לתוכן התיק, והיא שולחת אחרי בדיקה. זה חוסך עבודה בלי להחשיף מידע.

רשימת בדיקה לפני שמעלים קובץ

כך גם בקורס: השיעורים מצולמים על חשבון הדגמה ונתוני דמו בלבד, בלי מידע של לקוחות. זו הדרך הנכונה להתחיל גם במשרד.

מה עם שמירת מסמכים ואחריות?

עוד נקודה: בוט עובד על מחשב בענן, ולכן כדאי להבין לפני שמעלים קובץ היכן הוא נמצא בזמן הריצה ומה קורה לו אחריה, ולא לסמוך על ברירות מחדל. זו שאלה שחשוב לשאול כל ספק כלי, ולא רק את הבוט.

שאלות על היכן נשמרים מסמכים, כמה זמן ומי רשאי לגשת אליהם, הן שאלות של מדיניות ושל דין, ולא של טכנולוגיה בלבד. כדאי להתייעץ עם איש מקצוע ועם מי שאחראי אצלכם על אבטחת מידע לפני שמחליטים. מה שהכלי יכול לתת הוא שליטה: גישה מינימלית, יומן ריצות שמראה מה נעשה, ושער אישור. פירוט על שער האישור במדריך שער האישור. ולמי שרוצה לראות את כל זה על המסך, קורס וידאו גרוק בוט עושה זאת שיעור אחרי שיעור.